LA VIDEOCONFERENCIA

Describir el protocolo para la coordinación previa y emisión de una VideoconferenciaPara solicitar y coordinar la emisión de una videoconferencia, se hace lo siguiente:1. Llamar a la Doctora Rosa Elena Valle, persona encargada de coordinar con usted un horario y día de la videoconferencia, se debe coordinar también los puntos que se van a conectar y los que se va a citar para visualizar la videoconferencia. 8 días de antelación. Datos: rvalle@sena.edu.co y Teléfono IP: 12938.Se llama a este número IP 12444 para solicitar el ID de la videoconferencia o al número en Bogotá 5461500 extensión 2938. Hay 75 puntos IP a nivel nacional. También se envía un email a videoconferencia@sena.edu.co, solicitando enviarle un calendario de videoconferencias y poder programar la suya. Una vez coordinado este proceso la señora Rosa Elena Valle le pide conectarse desde el aula de videoconferencia (lugar donde se establecerá la conferencia) que se conecte a esta dirección URL http://172.20.41.13 y coloque el ID asignado para iniciar la emisión. La cantidad de asistentes directos e indirectos que van a presenciar la videoconferencia, el lugar donde se proyectará la videoconferencia y los datos del conferencista encargado de la emisión.2. Debe tener preparado un tema para la videoconferencia, el documento se compartirá entre los asistentes directos y los que están en otra sede de la entidad. El tema deberá estar en medios magnéticos, como presentaciones elaboradas en Power Point, documentos o gráficos elaborados en Word y en Excel. Con una buena resolución de imagen.3. Además debe tenerse en cuenta una preparación previa del salón o auditorio destinado para la Videoconferencia.Espacio FísicoEl número de participantes por ejemplo: 25El conferencista: 1Sala: Videoconferencia Centro Industria y Servicios del Meta, Regional MetaComprobar sea cómodo y haya soporte de micrófonos (cableado integrado al diseño del mobiliario y piso del salón). De acuerdo a la cantidad de asistentes se debe instalar las cámaras que proyectaran la imagen de los asistentes en una de las pantallas. Si asisten muchos las cámaras deben alejarse para tomar todo el público. La Iluminación debe ser adecuada inclinación y temperatura del calor adecuada) evitar sombras en la cara del conferencista o de los participantes Los bombillos deben ser los adecuados que no causen calor e iluminen bien.Acústica, evitar reverberación del sonido, es recomendable instalar cortinas, persianas, tapete, cielo raso o franjas de cielo raso para que esconda los bombillos y evitar ruidos externos.Protocolo en el SENA; mirar el calendario de videoconferencias o preguntar a la Doctora Rosa Elena Valle sobre este calendario para determinar día y hora de la emisión. Solicitud de la videoconferencia: llamar a la señora Rosa Elena Valle ó también diligenciar el formato que se encuentra en la dirección URL http://190.69.1.14 contiene 4 preguntas básicas:A. INFORMACION GENERAL1. Tipo de asunto: Desarrollo de una Videoconferencia (Tema a exponer)2. Conferencista: (Nombre del conferencista)3. Descripción General: (Tema a tratar)4. Documentos e imágenes que se presentarán en la videoconferencia.B. INFORMACION HORARIOSFecha de la conferencia: (se indica la fecha establecida previamente con el coordinador académico encargado de la sala de videoconferencias y la cita previa realizada con la doctora Rosa Elena del Valle)Hora de la conferencia:C. CONFERENCIA:TIPOPúblicaPrivadaSi es privada establecerAbiertaCerrada ñSolicitar grabación de la videoconferenciaD. INVITADOSGrupo especial:Espectadores de Internet:Para visualizar una videoconferencia grabada (realizada en el SENA) digite la dirección:http://www.sena.edu.co/. Haga clic luego en Gestión del cambio y en el apartado Videoconferencias encuentra los videos de videoconferencias realizadas por este programa, haga clic en Video de una de estas videoconferencias y luego oprima Abrir para que descargue el archivo guardado (formato wma, lo cual debe tener instalado el software que permite leer este tipo de formato como Winamp), espera a que cargue completamente y comienza a reproducir el video.Inicio de la videoconferencia Proyección de la sala principal (donde se transmite la videoconferencia). Se transmite información de documentos (diapositiva de power point). Pasa a otra diapositiva y continúa transmitiendo mediante la voz. Se emite en pantalla gigante la otra sala que mira a través de Internet la videoconferencia (los asistentes de esta sala la ven a través de una pantalla gigante).